Летом особо сложно бывает себя организовать и эффективно использовать время - то жарко, то в отпуск хочется, то после отпуска в работу "въехать" не можешь... Но ведь каждый день уходит безвозвратно! И если не сделать намеченную задачу сегодня, то она перейдет на завтра, а завтра есть свои задачи - и так собирается снежный ком из нереализованного среди жаркого лета.
Неделю назад мне пришла рассылка от Андрея Косенко и новая видео-серия из его рассылки "Лучший день моей жизни". Одна важная мысль, созвучная с моей жизненной позицией, звучала в видео - не нужно каждый день мучать себя грандиозными далекоидущими планами, а важно выиграть сегодняшний день! За сегодняшний день важно принести пользу Себе, Своему Делу, Своей семье.
Если вы успели выполнить задуманные дела (пусть даже самые простые и банальные, но нужные и важные, то вы выиграли день! Выигранные дни складываются в выигранные недели, выигранные недели - в месяцы, месяцы - в годы, а выигранные годы - это ЖИЗНЬ, наполненная смыслом и осознанной активностью, созиданием!
Вспомните, что вы успели сделать за сегодня?
Если вы привыкли в начале дня планировать и писать список важных дел, то обязательно вычеркивайте все сделанное и похвалите себя за выигранный день. А если вы не пишете план на день, то запишите все-все-все реализованное в конце дня. Делайте такую фотографию дня ежедневно хотя бы в течение недели и вы увидите, как вы расплряжаетесь своим временем, насколько продуктивно его тратите и найдете поводы себя похвалить за "выигранное время"!
Если же вы обнаружите, что время тратится на что-то "левое", оно уходит, утекает на непонятные и неполезные дела, то это повод для того, чтобы поймать за хвост ваших "пожирателей времени". Тема "пожирателей времени" в наше время высоких скоростей и чрезмерных объемов информации актуальна для каждого человека. Если не выигрывать каждый день, а дарить его ненасытным пожирателям, то депрессия и ощущение собственной несостоятельности вам гарантированно.
Итак, за неделю ваших наблюдений за тем, на что и сколько вы тратите время, вы сможете написать целый список дел - неважных, ненужных, несрочных, которые с большим аппетитом глотают ваше время, ваш день, целые недели и месяцы. Соцсети, игры, бесцельные разговоры по телефону, просмотр почты, щелкание телевизора, сети интернета и т.п...
Как не позволить "левым" делам сожрать ваше время?
Мне встретилась в широких просторах Интернета статья на тему использования Матрицы Эйзенхауэра Алексея Щербакова (ИТ-Директор, Россия), который делится своим опытом использования этого инструмента, заставившем его "поменять парадигму мышления". Итак, цитирую.
Часть 1. Матрица - отличная вещь, но есть несколько "но":
- Она требует четкого целеполагания, только тогда можно построить рабочую матрицу.
- Матрица не работает в долгосрочной перстпективе, зато это отличный инструмент ежедневного планирования.
- Когда в матрицу Эйзенхауэра пытаются "впихать" все задачи для всех целей, теряется фокусировка, теряется смысл. Одна задача может быть в секторе C для одной цели и в секторе B для другой.... куда ее поставить?
Часть 2. Что же такое мартица Эйзенхауэра (с примерами)?!
Когда цейтнот накрывает с головой, когда мы тратим кучу времени и сил, энергии на выполнение текущих задач, а они все равно наваливаются и не решаются, когда мы не знаем за что хвататься, поможет это решить только одно – грамотное планирование!
Планирование – один из самых важных инструментов достижения цели. При грамотном планировании эффективность вашей деятельности возрастает во много раз. Один из наиболее простых и эффективных способов – это ежедневное планирование по методу Эйзенхауэра. Эйзенхауэр Дуайт – это американский государственный и военный деятель, президент США, который отличался хорошими организаторскими способности, и использовал для планирования своего времени эту матрицу. Используется матрица Эйзенхауэра для кратковременного планирования. На одни или несколько дней.
Суть это метода заключается в расстановке приоритетов по степени важности и срочности. Все задачи, которые есть на текущий период, разделяются по категориям в зависимости от их важности и срочности выполнения.
Категорий всего четыре А, B, C, D.
A – дела срочные и важные. Те дела, которые нужно сделать в первую очередь. Которые горят и требуют неотлагательного вашего вмешательства. Например, задачи группы А:
- Неотложные задачи
- Проекты, у которых подходят сроки
- Срочный поход к стоматологу
B – важные и несрочные. Дела этой группы чаще всего бывают обижены нашим вниманием, мы о них говорим "это еще терпит". Например, задачи группы В:
- Планирование новых проектов
- Изучение темы, необходимой для достижения цели
- Оценка результатов
- Посещение спорт зала
C – неважные и срочные задачи. Часто мы путаем их с делами А. Путаем важность со срочностью. Срочное как бы автоматически становится важным. Тем самым эти задачи вносят на наш рабочий ритм суматоху, напряжение и цейтнот. Знайте, что на хорошо организованном предприятии все делается неторопливо, никто никуда не бежит и не суетится. Например, задачи группы С:
- Деятельность, не связанная с вашими целями
- Прерывания
- Некоторые совещания, встречи, разговоры
- Общественная деятельность
D – неважные и не срочные. Дела, которые совсем вам не интересны. Как можно больше задач категории D необходимо делегировать. К этой категории относятся так же «пожиратели» времени. Например, задачи группы D:
- Некоторые письма и звонки
- Рутинная работа
- Развлекательные порталы
- Социальные сети
- Просмотр ТВ
Как использовать метод планирования по Эйзенхауэру?
Вот простой пошаговый алгоритм работы с матрицей Эйзенхауэра:
- Написать список всех задач на день
- Записать эти задачи на страницу ежедневника, разделенную на 4 блока (A, B, C, D) по степени важности и срочности
- Держать страницу постоянно в поле зрения и сверяться с ней в течении дня
Для меня, "сухим остатком" от матрицы стало следующее:
- Есть задачи, которые выполнять ВООБЩЕ НЕ НАДО (и даже вредно) - сектор D
- От задач сектора C нужно строить защиту, барьеры, в общем не допускать их до себя.
- Матрица работает только для конкретной цели. Если целей много - надо рисовать несколько матриц.
- Если постоянно держать в голове первые 2 пункта данного списка, и иметь в голове четкие цели, то каждую задачу можно легко классифицировать и принять решение - следует ее делать или нет.
- Все это хорошо в теории, однако для применения механизма в реальности, необходимо довести процесс принятия решений по матрице до автоматизма, т.е. требуется планомерная работа над собой для выработки навыков (как составления матрицы, так и принятия решений по ней).
Если вы будете использовать такой метод планирования ежедневно, то через короткое время вы забудете что такое аврал. Выполнятся задачи из категории А, освободив время для дел группы B. Теперь вы спокойно можете сосредоточиться на самом важном. Задачи категории D делегируются, а за пожирателями времени необходимо установить контроль. В дальнейшем в вашем ежедневнике больше всего задач будет из группы B, которым вы сможете уделить достаточно времени." (конец цитаты)
Надеюсь, что в этой статье вы нашли для себя что-то полезное. Я желаю вам стать властелином своего времени и выигрывать каждый день и каждый день становиться чемпионом!
Ваша Елена Литковская
По материалам статьи Алексея Щербакова
Источник